Zarządzanie we wspólnocie

Zarząd powierzony
Zarząd powierza się osobie fizycznej lub prawnej w umowie notarialnej o ustanowieniu odrębnej własności lokali lub w innej umowie zawartej w formie aktu notarialnego. Najczęściej mamy z nim do czynienia w przypadku nowych budynków oddawanych przez dewelopera, gdzie w umowie sprzedaży mieszkań dokonywany jest zapis o zarządzie, bardzo często w osobie dewelopera lub firmy powiązanej. Bardzo rzadko natomiast wspólnoty same decydują się na ten typ zarządu, gdyż każda zmiana zarządcy wymaga formy aktu notarialnego. Właściciele powierzając zarząd mogą określić również sposób zarządzania nieruchomością wspólną, i to odmiennie niż przewiduje ustawa o własności lokali. Gdy nie uczynili tego, lecz jedynie powierzyli zarząd danej osobie (zarządcy), gospodaruje ona nieruchomością wspólną wedle przepisów ustawy. Każdy prowadzący działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami, a więc każdy zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, musi posiadać licencję

Zarząd wybrany
Wspólnoty, które nie powierzyły zarządu, muszą go wybrać. Jest to najczęstsza forma i najbardziej praktyczna zarządu. Wybrany zarząd jest jedno- lub wieloosobowy i zarządza nieruchomością wspólną wedle przepisów ustawy. Członkami zarządu mogą być zarówno właściciele lokali jak i inne osoby. Wybrany zarząd kieruje sprawami wspólnoty, reprezentuje właścicieli lokali na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami. Członkowie wybranego zarządu nie muszą posiadać licencji, chyba że zarządzają jeszcze innymi nieruchomościami. Nie muszą też wykonywać zarządu samodzielnie, gdyż mogą go zlecić licencjonowanemu zarządcy określając zakres jego uprawnień w stosownej umowie, o czym mowa poniżej.

Zarząd zlecony
Wybrany zarząd może zlecić danej osobie zarządzanie na podstawie umowy zlecenia i nie ma to nic wspólnego z powierzeniem zarządu. Zarządca ten zajmuje się sprawami bieżącymi wspólnoty w takich granicach, jakie określono w umowie. W zależności od umowy przedział jego obowiązków może zostać ograniczony tylko do administrowania nieruchomością lub rozszerzany aż do „zastępstwa zarządu”. Podstawowym dokumentem regulującym stosunki pomiędzy zarządcą i wspólnotą mieszkaniową jest umowa o zarządzanie. Treść umowy może być dowolnie kształtowana przez strony. Umowa powinna być obszerna i szczegółowa, gdyż w przypadku różnic zdań umowa będzie podstawowym dokumentem rozstrzygającym spór. Umowa powinna zawierać co najmniej: ustalenie stron, określenie nieruchomości oraz praw i obowiązków zarządcy, określenie sposobu gospodarowania środkami, sporządzania rozliczeń, ustalenie zakresu odpowiedzialności i zakresu prowadzenia spraw wspólnoty, ustalenie terminu przejęcia czynności zarządcy oraz czasu obowiązywania i sposobu rozwiązywania umowy. Poszczególne postanowienia muszą być formułowane językiem prostym, powszechnie zrozumiałym i nie budzącym wątpliwości. Bardzo istotne jest określenie w umowie terminu wypowiedzenia. Może być to dowolny termin ustalony miedzy stronami. Najczęściej w praktyce spotyka się termin miesięczny. Nieraz jest on jednak sprytnie modyfikowany przez zarządców o klauzulę „ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego”, co w praktyce oznacza, że obojętnie czy umowa zostanie wypowiedziana w styczniu czy listopadzie, przestanie obowiązywać dopiero z końcem roku kalendarzowego.

Zarząd przymusowy
Ponadto przepisy przewidują możliwość ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, jeżeli zarząd nie został powołany lub powołany zarząd nie spełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki. Wówczas każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, który określi zakres uprawnień zarządcy przymusowego oraz należne mu wynagrodzenie. Sąd może określić także jego obowiązki. Sąd odwołuje takiego zarządcę, gdy ustaną przyczyny jego powołania.

Zakres uprawnień
Zarząd lub zarządca podejmuje samodzielnie czynności zwykłego zarządu, robi więc wszystko, co wiąże się z załatwianiem bieżących spraw. Zawiera umowy o dostawę usług dla nieruchomości wspólnej, prowadzi wymagane ewidencje, przygotowuje roczne sprawozdania, plany gospodarcze, realizuje uchwały wspólnoty, organizuje zebrania, prace porządkowe i remontowe. Bardzo istotne jest rozróżnienie, czy dane czynności należą do zwykłego zarządu, czy już go przekraczają. Pierwsze zwykle dotyczą bieżącej eksploatacji nieruchomości, drugie wpływają na losy wspólnoty. Czynności z zakresu zwykłego zarządu zarząd lub zarządca podejmuje samodzielnie. Natomiast w sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu zarządca lub zarząd potrzebuje zgody właścicieli lokali. Muszą się oni zgodzić na dokonanie takich prac przez zarząd i dać mu pełnomocnictwo Do czynności przekraczających zwykły zarząd zalicza się między innymi: ustalenie wynagrodzenia zarządu, przyjęcie rocznego planu gospodarczego, ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu, zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, określenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na ich pokrycie, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd we wspólnocie zgodę musi wyrazić większość właścicieli, w uchwale podjętej przez właścicieli lokali przewagą głosów, liczoną według wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej.

Paweł Puch